深圳市国土局数字档案加工系统

1、客户背景

    当今世界,信息数字化已成为国际潮流,也是全球关注和各行业竞争的焦点。信息数字化是人类社会文明进步的必然趋势,能否跟上国际潮流,完成信息数字化进程,关系到一个国家、一个民族的兴衰。八十年代初,计算机技术的发展,产生了有别于传统纸型文档的电子文档方式。二十年来,电子文档得以迅猛发展,其表现形式、传播与阅读方式日趋达到尽善尽美的程度。利用高科技手段把几十年的 " 纸介质 " 形式的文档转化为可供计算机阅读、检索的电子文档,就可根据任何一个词查找相关想要的资料,效率上不可同日而语。

    深圳市国土局承担深圳市房地产管理及档案资料的收集、整理和提供利用等工作。目前共有各类档案 114 万余卷,近 42 万件,累计排列长度达 9100 余米,其中房地产权类档案 98 余万卷(件)。特区内产权档案以 6 万件的速度递增,业务流转繁杂。为此占用了工作人员及领导的大量时间,工作效率不高,信息发布不及时,无法适应国土规划事业发展的需要。房地产权各类信息量越来越大,涉及到的部门越来越广泛,庞大的数据信息等待数字化分析处理和存储,采用新技术,新方法来实现办公自动化、信息数字化。特别是计算机、网络通信、光电扫描、 OCR 识别、光盘刻录等技术的出现,为提高管理水平创造了有利条件。数字信息在存储、利用和传输手段上有着纸质资料无法比拟的优点。使用一些切实可行的手段来提高深圳市房地产权的管理水平,加快内部的信息流通与信息的有效利用,将为整个系统的核心机制更加高效灵活提供有力的保证。

    深圳市国土局非常重视信息化工作,已采用 Sun Oracle 等先进的系统软硬件设备开发了办公系统和业务系统,在档案信息化方面也采用了一些软件来进行管理。然目前深圳市国土规划局各单位(包括特区、宝安、龙岗等)均在各自的局域网上使用档案管理系统,暂时还没有进行统一管理。特区产权档案没有专用的档案管理系统,只是用办公系统中的上架子系统录入一些基本目录信息。各单位间以光纤为通信介质进行联网。市局信息中心目前拥有 53 万件特区房地产权档案, 1000 多万页,而且全局每年收文数约 13 万件,特区内每年以 6 万件的速度递增。特区、宝安、龙岗的房地产权档案分布数量比约为 4 3 3 。这些档案都是以传统纸张为载体的保存方式,占据了大量的空间,需要特殊的环境,而且不方便查询,随着时间的推移,还面临着腐蚀、老化等问题。

    另一方面,档案开发利用服务稳中有升, 2001 年查档量达 2.3 万人次,比上年有较大幅度的增长,查询的内容衣房地产权档案为主,其他有用地档案、合作建房档案等。产权档案通过办公系统查询信息和手工调阅原件都较多。非业务类档案几本只能提供原件的查询,增加原件被污损的可能。

  世纪科怡公司档案数字加工管理系统通过对数字化作业流程的合理组织和管理,批量、高速地将库存档案转换为数字信息保存和管理。系统将做到先进、安全、可靠、经济、开放、可扩展、客观性和易操作,系统功能符合国家、地方和国土规划局档案管理的法规或制度,性能和技术水平在整体上达到国内领先水平。

    为了充分发挥管理、技术、网络、信息和人力资源的优势,运用先进的信息技术,进一步提高深圳市国土规划局档案资料管理水平和使用效率,建立一套完善的综合档案管理信息系统,将所有档案信息数据进行统一的采集、归档、整理、分析,为相关人员所利用,使各机构之间能够实现多种层次的信息管理、数据共享和关联,最终建设一个档案统一管理的重要信息平台。档案管理向前延伸至公文管理及归档立卷,向后延伸至档案数字化加工、档案内容光盘存储、档案移交、接收及销毁等环节。

    而将纸介质文档信息进行数字化处理,保存到磁盘或光盘上,具有存储、管理、共享等功能,还可以减少文档库房占地,节省保管设备和人员方面开支,又方便统计和进行远程查询并提高工作效率。

    本系统针对深圳市规划与国土资源信息中心的实际情况,通过以上档案数字化系统的建设逐步建成一个数字化的房地产档案馆,使深圳市国土规划局的信息化建设更上一个台阶。

    项目实现功能

    深圳规划与国土资源档案数字化加工管理系统通过对档案数字化加工流程的合理设计和有效管理,达到快速、正确、有序、安全地把库存档案批量地进行数字化处理的目的。

    ◆ 数字化加工流程管理功能

    根据档案数字化加工流程,即调卷信息转入和录入拆卷整理建立条码标识数字化扫描影像处理与关联入库案卷还原影像与数据检查还卷等,有清晰、完整的档案数字化作业流程管理、角色管理、工位管理、任务管理和作业管理功能;

    有合理的数字化加工作业流程设计功能,应考虑角色、工位与人员的数量匹配,不同类型扫描仪的匹配,异常情况处理(如补扫、重扫、补录功能),库存档案扫描和新生档案扫描的关系处理和需插入已扫描案卷的材料的新增扫描管理;

    有从办公系统读取归档信息的功能和录入(或通过设置自动生成)档号,盒号,卷内文件目录(可系统内设置缺省目录,通过实际选择录入),架号等档案信息的功能,读取和录入的信息内容、类型、大小、数量可通过设置实现;

    有较强的根据案卷、人员、角色、工位、时间、档案类别等进行工作量、任务的日志管理和数据统计功能。

    ◆ 影像处理功能

    对扫描影像规格、质量、格式有明确规定,影像质量能满足今后进行识别提取信息和缩微的需要;

    具有很强的影像捕获、定位、处理、切割等处理功能;

    能按卷内文件、页面、特定页面区域进行加密、或覆盖、或隐含处理;

    采用条码、 OCR/OMR识别、版面识别自动索引等技术提高批量数字化处理能力;

    扫描影像的压缩存储,能保证影像在较高压缩率的情况下没有明显的变差。

    ◆ 存贮管理功能

    数字化数据的完整、可靠和安全保存;

    数据备份与恢复的功能和措施;

    向档案系统数据库传送数据的策略与功能;

    具有影像数据光盘发布功能。

    ◆ 管理和查询功能

    具有一定的档案管理功能,包括档案分类和字段设置功能、记录的增删改功能、记录的排序和统计功能、报表和打印功能;

    灵活的权限管理功能,系统可以对用户组授权,也可以单独对用户进行授权,系统可以任意指定业务表中字段设为权限控制字段,根据字段的值进行使用授权。

    具有直观、方便、灵活的档案信息、特别是大型图纸浏览功能,可以对窗体进行设置、对显示列表进行调整,以达到最佳的浏览效果。

    通过 IE 浏览器实现对产权类档案、综合业务类档案和文书类档案的条目查询以及对相应的原文进行浏览。在 IE 浏览器中输入指定的网址,访问 Web 查询子系统,通过用户 ID 和登录密码的验证后,根据用户输入查询条件,显示查询档案条目的查询结果,然后通过结果中的页面链接访问对应的原文。

    所开发系统具有开放性的数据接口,良好的扩充能力,为与其他管理系统的联接留出扩展空间,满足国土局各种纸制档案扫描加工的需要;加工处理 工位灵活设置,可根据扫描量的要求,随时增加和减少每个工序上的工位数量,以至调整到最佳效果。

    2 、应用情况

    国土局现有一条流水线,流水线人员分为两班,早班工作时间为 8:00-15:30 (含一个小时进餐时间),晚班工作时间为 16:00-23:30 (含一个小时进餐时间),每班有 1 个流水线管理员, 6 个拆卷人员, 1 个建立任务人员, 1 个导入数据和条码处理人员, 3 个扫描人员(两台扫描仪), 6 个图像处理人员, 3 个二校人员, 2 个上载人员(其中 1 人为图像处理人员兼任), 4 个特殊处理人员( 4 台扫描仪), 4 个合卷人员,共计 30 人,整条流水线共计 60 人。每个班每天平均能够完成 700 卷案卷的上载任务,每卷平均为 30 页,合计 21000 页原文,整个流水线每天可完成 1400 卷案卷,合计 42000 页原文

    使用柯达何种设备 / 数量

    Kodak 3520D中高速扫描仪2台、Kodak 1500中速扫描仪1台、其他扫描仪3

    使用情况

系统运行稳定,运行半年以来,未出现严重错误,并且经过了不断的改良和优化,系统界面友好,操作简单,使用方便,维护量小。

深圳市世纪科怡科技发展有限公司 ©版权所有
全国热线:4006-678-088 总机:0755-83934333 传真:0755-83934088