照片档案整理方法步骤

一、照片档案的定义

 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的 以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。

 二、照片档案整理原则

 照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照 片档案的底片、照片应存放在照片盒内，数字照片的光盘，移动硬盘应单独存放。

 三、照片档案整理方法步骤

 收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目

 （一）照片档案收集

 1、收集范围

 （1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

 ①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的 照片。

 ②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

 ③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他 异常情况和现象的照片。

 （2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自 然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

 （3）其他具有保存价值的照片。

 2、收集要求：及时、齐全、完整。

 （1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档 案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。

（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片

应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点

 （4）底片、照片、说明应齐全。

 （5）底片与照片影像应一致。

 （6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照 片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。

 3 、收集时间

 （1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理， 各档案室归档，一般不应跨年度。

 （2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案 随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

 （3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存 价值的照片。

 （二）照片档案分类

 将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。

 （三）照片档案排列

 1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列；

 2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。

 （四）照片档案编号

 1、编号

 在照片背面按照片排列顺序逐张编号。

 格式①：全宗号――年度――张号。

 

 格式②：全宗号――年度――类别――张号。

 2、填写

 （1）将照片全宗号、年度、张号填写到照片档案袋的档号章相应 的位置。

 （2）将照片全宗号、年度、张号用笔或标签标注清楚在照片背面 左上角。

 （五）照片档案装袋

 将照片装入照片袋，一张一袋，并逐项填写照片袋上的相关栏目。 照片袋采用 130 克无酸牛皮纸制成，规格长 240mm，宽 160mm（图略）。

 1、照片袋封面设置

 照片袋封面设置全宗名称、全宗号、年度、类别、张号、参见号、 题名（文字说明）等项目（如图） 。

 

 （1）全宗名称：即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

 （2）张号：照片的排列顺序号。

 （3）参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如：文书 2002永久 5 

 （4）题名：即文字说明。综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素，概括揭示照片摄像所反映的全部信息。时间用年月日表示。各要素之间用分隔符合“ .”分开。